Sponsorensuche mit Konzept

Die Sponsorensuche ist oft zeitintensiv. Bevor Sie Kontakt aufnehmen, benötigen Sie ein schlüssiges Konzept. Je stimmiger Ihre Überlegungen sind, desto schneller werden Sie Sponsoren für Ihr Projekt ins Boot holen. (Bild: © olly / Fotolia)

Auf einen Blick:

• Versuchen Sie, sich in die Interessen potenzieller Sponsoren hineinzuversetzen
• Die Projektskizze enthält alles, was ein Sponsor wissen muss
• Ins Konzept gehören die Idee, eine Zielgruppenbeschreibung, PR-Maßnahmen, und der Projekt-Nutzen für den Sponsor.
• Beschreiben Sie die gewünschten Leistung des Sponsorss und Gegenleistung durch Sie.
• Hinzu kommen Terminplanung, Zuständigkeiten, ggf. zusätzliche Ansprechpartner

Sponsorensuche – was gehört ins Konzept?

Das Konzept sollte einen Umfang von maximal 15 Seiten haben, obwohl kürzer manchmal besser ist. Versuchen Sie, sich im Sprachstil an die Gewohnheiten des Empfängers anzupassen. Ist der Sponsor ein Konzern, sollten dort viele englische Begriffe vorkommen („Denglisch“). Möchten Sie Mittelständler oder Sportvereine gewinnen, bietet sich ein allgemein verständlicher Sprachstil an. Ihr Ansprechpartner soll bei der Lektüre Ihres Konzeptes erkennen: „Dieses Projekt passt zu unserem Unternehmen. Wir haben gemeinsame Interessen und die gleiche Zielgruppe, deshalb werden wir das Projekt unterstützen.“

Sponsorensuche – die Projektskizze

In der Projektskizze beschreiben Sie auf drei bis vier DIN A4-Seiten das Neue, Einzigartige und Medienwirksame an Ihrem Vorhaben, und zwar so, dass die Lektüre einigermaßen abwechslungsreich ist. Wenn Sie staubtrocken schreiben, überträgt der Leser diesen Eindruck auf Ihr Anliegen und verliert die Lust, sich mit etwas derartig Langweiligem zu befassen. Neben der allgemeinen Beschreibung Ihrer Idee sollte aus der Skizze hervorgehen, ob Sie einen oder mehrere Sponsoren suchen.

Sponsorensuche – die Zielgruppe/n Ihres Vorhabens

Die Zielgruppenbeschreibung soll einem möglichen Sponsor verdeutlichen, dass er durch die Unterstützung Ihres Projektes entweder seine eigenen Kundenkreis optimal anspricht oder durch die Maßnahme neue Zielgruppen erreicht. Hilfreich sind Angaben über Alter, Einkommensstruktur, Interessen, Freizeitverhalten usw..

Sponsorensuche – genaue Terminplanung

In der Terminplanung geht es nicht nur um den Anlass selbst, sondern um die genaue Terminierung der begleitenden Öffentlichkeitsarbeit. Der Sponsor kann daraus ersehen, wann beispielsweise Presseaktionen geplant sind, wann und in welchen Medien Anzeigen geschaltet werden, wo und wie genau er sich auf einer Veranstaltung präsentieren kann, um wie viel Uhr die Pressekonferenz stattfindet und wer ggf. außer Ihnen der richtige Ansprechpartner in Ihrer Firma für ihn ist.

Potenzielle Sponsoren müssen den Nutzen des Projekts erkennen

In der Überleitung zu den Sponsorenleistungen und Ihren Gegenleistungen sollten Sie noch einmal explizit den Nutzen herausstellen, den der Sponsor durch die Unterstützung Ihres Projektes hat. Wenn Sie mehrere Sponsoren suchen (z. B. einen Hauptsponsor und mehrere kleinere), staffeln Sie die unterschiedlichen Leistungen auf.

Bieten Sie darüber hinaus noch eine individuelle Aushandlung von Leistung und Gegenleistung an, hat der Sponsor eine höchstmögliche Flexibilität. Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ihn für Ihr Anliegen gewinnen. Wichtig ist, dass Sie richtig kalkulieren bei der Festsetzung von Leistungen und Gegenleistung, da eine nachträgliche Anpassung der Kalkulation in der Regel nicht möglich ist.

Sponsorensuche kann Klinkenputzen bedeuten

Die Liste mit möglichen Sponsoren kann gar nicht lang genug sein, denn Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit einige Absagen bekommen. Ihre Liste sollte mindestens 100 Adressen umfassen. Eine Faustregel besagt, dass Sie 40 x anfragen müssen, um eine Zusage zu bekommen. Die Kaltansprache von Firmen, mit denen Sie noch nie Kontakt hatten, ist schwierig und kann zu einer Abmahnung führen. Deshalb ist es besser, Ihre bereits vorhandenen Kontakte zu nutzen oder über soziale Netzwerke einen ersten neuen „Draht“aufzubauen.

Der Erstkontakt geschieht in der Regel telefonisch, um deren grundsätzliches Interesse zu klären. Im Anschluss daran versenden Sie zusammen mit einem Anschreiben Ihr Sponsoringkonzept und rufen nach zwei bis drei Wochen noch einmal an, sofern der Angeschriebene nicht von alleine reagiert. Manchmal ist eine E-Mail der bessere Weg, weil der Anruf aufdringlich wirken könnte.

Gut vorbereitet ins Sponsoring-Gespräch gehen

Auf das der Zusendung des Konzeptes folgende Sponsoring-Gespräch sollten Sie sich gut vorbereiten, denn auch hier kann die „Chemie“ zwischen Ihnen und dem potenziellen Sponsoren den Ausschlag für die Entscheidung geben. Es ist ähnlich aufgebaut wie ein Verkaufsgespräch. Sie verkaufen in diesem Fall nicht Ihre Trainingsleistungen, sondern Ihr Sponsoringprojekt. Wenn Sie von Ihrem Erscheinungsbild und Auftreten zu den Erwartungen und Gewohnheiten des Unternehmens passen, ist der erste Eindruck erst einmal positiv. Wenn Sie im Gespräch zeigen, dass Sie sich gründlich über das Unternehmen informiert haben und gezielt an es herangetreten sind, sammeln Sie weitere Pluspunkte. Verdeutlichen Sie Ihrem Gesprächspartner noch einmal den Nutzen, den er durch das Sponsoring haben wird und erläutern Sie genau die von Ihnen geplanten, begleitenden PR-Maßnahmen.

Wenn sich beide Seiten einig geworden sind, sollten Sie Leistung und Gegenleistung sowie alle Rahmenbedingungen in einem Sponsoring-Vertrag festhalten. Dieser Vertrag dient der Absicherung beider Seiten und hilft insbesondere bei erstmaligen Sponsoring-Aktionen, Konflikte zu vermeiden. Er beinhaltet verschiedene Elemente, nämlich die eines Dienst-, Kauf-, Tausch-, Pacht-, Werk- und Mietvertrages. Dabei existieren keine besonderen Formvorschriften, was die Situation oft verkompliziert. Ein Sponsoringvertrag ist im Grunde ein Lizenzvertrag, da der Sponsor Nutzungsrechte für werbliche Zwecke für einen gewissen Zeitraum erwirbt. Es ist dabei wichtig alle Leistungen und Gegenleistungen genau zu katalogisieren. Eine Fußangel bei Veranstaltungen ist immer wieder die Frage der Haftung, wenn etwas schief geht.

Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Nach Abschluss des Vertrags beginnt zum Zeitpunkt X das eigentliche Sponsoringprojekt. Genau wie bei allen anderen Marketingaktivitäten gehört im Anschluss eine kritische Auswertung unter folgenden Gesichtspunkten dazu:

• Welche Aktivitäten liefen gut, welche schlecht? Was sollte in Zukunft anders bzw. besser gemacht werden?
• Wie hoch ist die Zahl der tatsächlich erreichten Zielpersonen (z. B. Gäste auf einer Veranstaltung)?
• Wie sind die Erfolge der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (z. B. erschienene Berichte in den Medien, Anzahl der Journalisten bei der Pressekonferenz)?

Die Auswertung sollte schriftlich erfolgen und in einer Dokumentation festgehalten werden, die Sie allen Sponsoren zukommen lassen. So schaffen Sie Vertrauen und die Bereitschaft, Sie und Ihre Vorhaben auch in Zukunft zu unterstützen.